收集表单和邮件

虹单系统通过两种方式收集工单,第一种是网页插件的形式收集的表单,第二种是邮箱收件箱的形式收集的邮件。

  • 网页表单,分类收集工单
  • 提取邮箱的邮件作为工单
  • 往来邮件,收集归入案件
分配和处理工单

收集的工单将会通过分配模式进行手动或自动分配。您可以设置一个员工只处理指定分类下的工单,如退货退款。

  • 平均分配,定时/手动分配
  • 不分配,仅处理分类工单
  • 手动领取、移交、退回公海
工单及客服统计

通过虹单系统可以量化邮件工单的数据指标,了解客服的日常工作量。包括按案件统计、按员工统计、按日期统计。

  • 量化工单数据及客户问题
  • 整合分类频率,针对性改进
  • 多种统计描绘客服工作
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为什么选择虹单?

当一个邮箱每天有几十上百封邮件时,一位客服不够用怎么办?
当多个客服处理一个邮箱时,无法合理分配邮件数量怎么办?
当客户给多个邮箱发同样内容时,不同客服回复不同怎么办?
当收到邮件没有分类时,浪费客服时间判断分类和转发怎么办?
当你写邮件回复时,总是需要寻找重复利用的预料素材怎么办?

如果你遇到了上述的问题,
那么你可以使用虹单ETS(Email Ticket System),即邮件工单系统,来改进客服团队的效率。

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10个月:开发、调试、内测
专研稳定的收集/发信的系统

精细的收集工单的接口可实现图片和附件的收集。稳定的发信接口可以确保你像在邮箱一样发送邮件。发送成功记录可以进一步提升安全保障。

1
已完结案件数
1
月接收工单数
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我们公司有三个邮件客服,她们经常担心各自的邮箱里有同一个客户发的同一封邮件。他们非常害怕三个人说的回复不一样导致客户追究。虽然有时候统一了口径,但是也会时常担心理解和表达有差别。而虹单帮助我们公司解决了这个问题。每个客户邮箱都自动收纳到指定客服处理的案件里面。非常方便。

陈经理
客服主管
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朋友推荐使用的虹单系统。一开始有点担心系统不稳定。但是随着自己和其他同事使用,我认为这个系统可以很好地提升客服的处理效率。很喜欢邮件素材的功能,希望可以把这个功能做更多的完善。

李同学
跨境电商客服专员
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第一次知道还有这种系统。感觉有些小众但是却创意满满,似乎只有在跨境电商行业才能用到。我们公司的品牌独立站经理让我们使用的。刚开始不是很懂,也没有出文档,只能询问虹单客服。还好客服很有耐心指导我上手。会继续支持这个系统。

Mary 袁
跨境电商客服组长
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很棒的系统。查看和回复工单会自动变成邮件发送给客户。客户回复之后还能继续收集到案件里面继续处理。整个流程比较顺畅。功能似乎还没有完全成熟,还有不少值得期待的功能细节。总体而言,对我们来说是刚需,可以解决客服的诸多问题。

赵总经理
品牌创始人

你可能想知道?

系统稳定没有遗漏。首先我们的系统采用各大邮箱的官方授权接口。这种收集邮箱邮件的形式是邮箱平台提供支持的。所以不用担心接口问题。同时,我们内测了几个月,没有发现邮件遗漏。如果有未读取的邮件,请查看垃圾箱和过滤器。另外,系统收集邮件但是不会删除原邮箱的邮件。这样可以确保反查的时候更加准确。多重细节设计只为提供精确稳定的系统。

如果这个客户A已经是在客服Y的案件处理中。那么这个客户A新发来的邮件会作为工单自动追加到客服Y的案件中。如果客户B通过网页表单提交的工单,则会自动分配到指定问题分类的客服,比如退款问题指定客服Z处理。如果客户C通过邮件发送的工单,会进入全部工单的工单池,等待各个客服领取或者系统自动分配。

虹单系统采用收信邮箱和发信邮箱分离的设计。这样的好处是可以调整不同员工的管理权限。比如管理员可以设置2个收信邮箱和设置3个发信邮箱,然后管理员可以设置客服A的权限,允许他只使用其中1个收信邮箱和2个发信邮箱。
我们目前支持绝大部分企业邮箱。